Wir, die Clean@Work GmbH & Co. KG, nehmen den Schutz Ihrer personenbezogenen Daten sehr ernst. Mit diesen Hinweisen, wie wir mit Ihren personenbezogenen Daten umgehen, wollen wir die gesetzlichen Vorgaben der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO), sowie anderer gesetzlichen Verpflichtungen umsetzen, vollständige Transparenz über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten bei uns zu bieten. Wir erklären Ihnen daher ausführlich, welche personenbezogenen Daten über unsere Plattform „The Workers Hub“ verarbeitet werden und wie die Verarbeitung stattfindet.
Die Plattform „The Workers Hub“ beschreibt ein Zusammenspiel zwischen dem Backend, Webserver und mobilen Applikation. Im Backend = Dokumentenmanagementsystem werden die Login-ID’s zu Ihrem Mitarbeiternamen gespeichert. An diese ID wird später Ihr Account gebunden und nachfolgend zur Anmeldung an der mobilen Applikation und zum Datenaustausch über den Webserver verwendet. Der Webserver fungiert ausschließlich als Schnittstelle und speichert selber keine Daten dauerhaft; einzig für den Transport zwischen Backend und mobiler Applikation = Ihrem mobilen Endgerät (Smartphone oder Tablet). Alle Daten, die auf Ihrem Endgerät gespeichert werden sind außerhalb eines externen Zugriffs und werden ausschließlich durch Sie verwaltet.
Personenbezogene Daten sind alle Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare Person beziehen. Dies sind z.B. Name, Adresse, E-Mail-Adressen, aber auch Daten, die Sie in Form einer Nachricht an uns übermitteln (Art. 4 Nr.1 DSGVO).
Der Verantwortliche im Sinne der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO), des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG) sowie weiterer nationalen Datenschutzgesetze ist die:
Clean@Work – Gesellschaft für Softwareentwicklung mbH & Co. KG
Gewerbepark Rahlmühle 11
D – 31848 Bad Münder
Tel.: +49 (0) 511 / 844 890 90
info@clean-at-work.de
Im Folgenden auch "Verantwortlicher" oder "wir" genannt.
Wir haben einen Datenschutzbeauftragten bestellt. Diesen können Sie unter folgender Adresse erreichen:
Daniel Rink
Rink Rechtsanwaltsgesellschaft mbH
Schwarzer Bär 4
D-30449 Hannover
Tel.: +49 (0) 511 / 515 353 – 00
datenschutz-caw@clean-at-work.de
Wir verarbeiten personenbezogene Daten nur, soweit es gesetzlich zulässig ist. Insbesondere findet eine Weitergabe von personenbezogenen Daten findet nur statt, soweit wir Sie darüber informiert haben oder eine Rechtsgrundlage uns dazu veranlasst.
Zwecke der Verarbeitung: Bei der reinen informatorischen Nutzung unserer Plattform (also ohne die Nutzung sonstiger Funktionen, wie die Kontaktaufnahme mit dem Verantwortlichen) erheben wir bzw. die von uns in Anspruch genommenen Dienstleister nur die personenbezogenen Daten, die Ihr Endgerät an den jeweiligen Server übermittelt werden. Hierbei erheben wir nur die Daten, welche für uns technisch erforderlich sind, um Ihnen unsere Plattform anzuzeigen, sowie die Sicherheit unserer informationsverarbeitenden Systeme zu gewährleisten.
Rechtsgrundlage(n): Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b,f DS-GVO Verarbeitete Datenarten: Inhaltsdaten (Geräte-Informationen, Nutzer-ID und Telefonnummer des Endgerätes)
Betroffene Personengruppen: Nutzer der Plattform
Speicherdauer: Die Daten werden direkt nach dem Abruf von unseren Servern gelöscht.
Weitergabe der Daten: Eine Weitergabe der Daten an Dritte findet nicht statt und ist auch nicht beabsichtigt. Eine Übermittlung Ihrer personenbezogenen Daten in ein Drittland oder an eine internationale Organisation erfolgt nicht.
Zur sicheren und persönlichen Übermittlung von Daten (Lohnabrechnungen, Bescheinigungen, Anträge, Nachweise, etc.) werden Benutzer-Accounts angelegt. Dabei werden die von Ihnen angegebenen personenbezogenen Daten, sowie ihre Mobilfunknummer und Zeitpunkt der Registrierung von uns verarbeitet. Wenn Sie sich nach erfolgter Registrierung über die APP anmelden, werden die Informationen des mobilen Endgerätes und die Benutzer-ID zur Anmeldung und zur sicheren Übertragung der Daten verwendet.
Zwecke der Verarbeitung: Übermittlung von persönlichen Dokumenten (Bspw. Lohnabrechnung, Bescheinigungen, Nachweise) und die Anmeldung in Chat-Gruppen.
Rechtsgrundlage:Vertragserfüllung und vorvertragliche Anfragen (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b. DSGVO), Berechtigtes Interesse (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO)
Verarbeitete Datenarten: Bestandsdaten (z.B. Namen und Adresse), Kontaktdaten (z.B. E-Mail, Telefonnummern), Inhaltsdaten (Nachrichten, anderer von Ihnen eingegebenen personenbezogenen Daten, sowie Gerätedaten mobiles Endgerät und Zeitpunkt der Registrierung).
Betroffene Personen: Vertragspartner
Speicherdauer: Ihre personenbezogenen Daten werden nur solange gespeichert, wie es zur Erfüllung des (Vor-)Vertrages erforderlich ist. Im Regelfall bis zur Beendigung des Vertrages plus drei Monate nach Vertragsablauf.
Weitergabe der Daten: Eine Weitergabe der Daten an Dritte findet nicht statt und ist auch nicht beabsichtigt. Eine Übermittlung Ihrer personenbezogenen Daten in ein Drittland oder an eine internationale Organisation erfolgt nicht.
Es kommt vor, dass Ihre personenbezogenen Daten an andere Stellen in unserem Unternehmen, an rechtlich selbstständige juristische oder natürliche Personen übermitteln oder ihnen gegenüber offengelegt werden. Dies erfolgt beispielsweise bei der Nutzung von IT-Infrastrukturen zur Bereitstellung unseres Webservers. In diesen Fällen beachten wir die gesetzlichen Anforderungen und schließen beispielsweise entsprechende Verträge mit den jeweiligen Empfängern. In diesem Zusammenhang weisen wir darauf hin, dass wir Teil einer Unternehmensgruppe sind. Wir übermitteln bzw. gewähren anderen Unternehmen unserer Unternehmensgruppe zum Teil Zugriff auf personenbezogene Daten. Dies erfolgt im Wesentlichen aufgrund von zentral gesteuerten Unternehmensprozessen, einheitlicher IT-Infrastruktur und zur Auswertung unserer unternehmerischen Aktivitäten. Die Weitergabe bzw. die Gewährung des Zugriffs beruht auf unseren berechtigten unternehmerischen Interessen (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO) bzw. erfolgt zur Erfüllung unserer Verpflichtungen aus dem mit Ihnen geschlossenen Vertrag (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b DSGVO).
Wir verarbeiten personenbezogene Daten außerhalb der Europäischen Union (EU) grundsätzlich nicht, da wir Speicherorte in Rechenzentren innerhalb der EU wählen, es sei denn, wir weisen in unseren Hinweisen ausdrücklich auf eine Verarbeitung außerhalb der EU hin.
Wir löschen Ihre personenbezogenen Daten immer dann, wenn sie für den Zweck, für den sie erhoben wurden, nicht mehr erforderlich sind oder Sie ihre Einwilligung widerrufen haben und es kein weiteres Erfordernis gibt. Dies kann insbesondere dann bestehen, wenn wir Ihre personenbezogenen Daten benötigen, um beispielsweise Gewährleistungs- oder Schadensersatzansprüche prüfen, abwickeln oder abwehren zu können. Bei Bestehen von gesetzlichen Aufbewahrungspflichten kommt eine Löschung erst nach Ablauf der jeweiligen Aufbewahrungspflicht in Betracht. Sofern die Daten nicht gelöscht werden, insbesondere weil sie für andere als die ursprünglichen Zwecke erforderlich sind, wird die Verarbeitung eingeschränkt, d.h. es wird Sorge dafür getragen, dass die Daten nicht für andere Zwecke verarbeitet werden. Weitergehende Informationen entnehmen Sie bitte den Beschreibungen über die einzelnen Datenverarbeitungen.
Als betroffene Person stehen ihnen die folgenden Rechte zu:
• gemäß Art. 7 Abs. 3 DSGVO Ihre einmal erteilte Einwilligung jederzeit gegenüber uns zu widerrufen. Dies hat zur Folge, dass wir die Datenverarbeitung, die auf dieser Einwilligung beruhte, für die Zukunft nicht mehr fortführen dürfen;
• gemäß Art. 15 DSGVO Auskunft über Ihre von uns verarbeiteten personenbezogenen Daten zu verlangen. Insbesondere können Sie Auskunft über die Verarbeitungszwecke, die Kategorie der personenbezogenen Daten, die Kategorien von Empfängern, gegenüber denen Ihre Daten offengelegt wurden oder werden, die geplante Speicherdauer, das Bestehen eines Rechts auf Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung oder Widerspruch, das Bestehen eines Beschwerderechts, die Herkunft ihrer Daten, sofern diese nicht bei uns erhoben wurden, sowie über das Bestehen einer automatisierten Entscheidungsfindung einschließlich Profiling und ggf. aussagekräftigen Informationen zu deren Einzelheiten verlangen;
• gemäß Art. 16 DSGVO unverzüglich die Berichtigung unrichtiger oder Vervollständigung Ihrer bei uns gespeicherten personenbezogenen Daten zu verlangen; gemäß Art. 17 DSGVO die Löschung Ihrer bei uns gespeicherten personenbezogenen Daten zu verlangen, soweit nicht die Verarbeitung zur Ausübung des Rechts auf freie Meinungsäußerung und Information, zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung, aus Gründen des öffentlichen Interesses oder zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich ist;
• gemäß Art. 18 DSGVO die Einschränkung der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen, soweit die Richtigkeit der Daten von Ihnen bestritten wird, die Verarbeitung unrechtmäßig ist, Sie aber deren Löschung ablehnen und wir die Daten nicht mehr benötigen, Sie jedoch diese zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen benötigen oder Sie gemäß Art. 21 DSGVO Widerspruch gegen die Verarbeitung eingelegt haben;
• gemäß Art. 20 DSGVO Ihre personenbezogenen Daten, die Sie uns bereitgestellt haben, in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesebaren Format zu erhalten oder die Übermittlung an einen anderen Verantwortlichen zu verlangen und gemäß Art. 77 DSGVO sich bei einer Aufsichtsbehörde zu beschweren. In der Regel können Sie sich hierfür an die Aufsichtsbehörde Ihres üblichen Aufenthaltsortes oder Arbeitsplatzes oder unseres Sitzes wenden.
Bei der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten auf Grundlage von berechtigten Interessen gemäß Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. e oder lit. f DSGVO, haben Sie das Recht, gemäß Art. 21 DSGVO Widerspruch gegen die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten einzulegen, soweit dafür Gründe vorliegen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben oder sich der Widerspruch gegen Direktwerbung richtet. Im Fall der Direktwerbung besteht für Sie ein generelles Widerspruchsrecht, das von uns ohne Angabe einer besonderen Situation umgesetzt wird.
Der Widerspruch kann formfrei an uns erfolgen:
Clean@Work – Gesellschaft für Softwareentwicklung mbH & Co. KG
Gewerbepark Rahlmühle 11
D-31848 Bad Münder
info@clean-at-work.de
Wir haben gemäß Art. 32 DSGVO unter Berücksichtigung des Stands der Technik, der Implementierungskosten und der Art, des Umfangs, der Umstände und der Zwecke der Verarbeitung sowie der unterschiedlichen Eintrittswahrscheinlichkeit und schwere des Risikos für die Rechte und Freiheiten natürlicher Personen, geeignete technische und organisatorische Maßnahmen umgesetzt, um ein dem Risiko angemessenes Schutzniveau zu gewährleisten.
Unsere Datenschutzerklärung aktualisieren wir regelmäßig und passen sie an, sobald Änderungen an unseren Verarbeitungsvorgängen dies erforderlich machen. Diese Erklärung hat den Stand 01.08.2022.
Sie haben das Recht, sich über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch uns bei einer Aufsichtsbehörde für den Datenschutz zu beschweren.
Die für Niedersachsen zuständige Behörde lautet:
Die Landesbeauftragte für den Datenschutz Niedersachsen
Prinzenstraße 5
D-30159 Hannover
poststelle@lfd.niedersachsen.de